手軽なところからテレワーク導入で時間の効率化

平成29年9月27日の京都新聞に新しい働き方「テレワーク」の中小企業様への導入支援が紹介されました。
「テレワーク」は、急速な発達をしているITを活用した働き方、場所にとらわれない働き方です。

場所や働き方によって3つのカテゴリーに分けられており、
・在宅勤務(自宅にいて会社とはパソコンとインターネット、電話、FAXで連絡をとる働き方)
・モバイルワーク (顧客先や移動中にパソコンやスマートフォンを使った働き方)
・サテライトオフィス (勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方。一社専用で社内LANがつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどの施設が利用され、都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置く)
となりこの3つのカテゴリーをひとくくりに「テレワーク」といわれています。

この3つはインターネットとパソコンやスマートフォンなどの情報機器を活用しています。
インターネットやパソコン・スマートフォンはかなり以前から仕事で使っている方が大変多いと思います。
それらをより効率的に活用して働き方がテレワークとなるのです。

事務の仕事が、電話を受けパソコンで伝票を処理するというのならば実は会社にいなくてもお仕事ができるのかもしれません。在宅でいいのではないでしょうか。
これからより増えてくる介護や結婚出産などの家庭事情による退職は代わりの人を準備しなくてはいけません。代わりの人は業務内容・作業など覚えてもらい練度を磨いていただかなくて必要があります。
もし、退職されずに在宅勤務のテレワークができればこのような問題は回避できそうです。
退職による収入減による不安もなくなり、雇用者従業員どちらも安心ではないでしょうか。

社外外回りをしている会社に戻ってパソコンにあるデータが必要になったり、会社のパソコンでしかできない作業を必要となったりします。
わざわざ会社に戻ってその作業をするなんて時間の大きなロスを作っています。
そのロスが結果残業をする原因を作っている会社もたくさんあります。
そんなロスを減らすのにできるだけ会社にもどらない、できるならスマートフォンで作業をする、時間のかかる作業なら時間貸しの事務所を使うなどが考えられます。
これがモバイルワークやサテライトオフィスになります。
結構費用が掛かりそうな感じにみられますが社外で会社のパソコンが使えると解決の糸口がありそうな話でもあります。
ある一定の安全性・セキュリティが確保できればタブレットや携帯型ノートパソコンで簡単にテレワークを始めることができます。
社外から会社のパソコンをつかう、ちょっとした工夫でテレワークを始めることで働き方改革の第一歩を踏み出すことができます。
今あるものを活用してテレワークを実践されてはいかがでしょうか。

パソコンは壊れる前に交換・入替すべきか??

「パソコンは壊れる前に交換・入れ替えすべきか」
最近この話をよく耳にします。
データのバックアップがあるので壊れるまで使うという会社もあれば、壊れる前に入れ替えるという会社もあります。
どちらが正解というよりこれは会社の方針で決まることです。
「壊れる前に入れ替えたからもったいない」とか「余分に費用がかかった」と考える方のおられますが、まず考慮しなくてはいけないコスト面を考えていきましょう。

※止まると困る※
壊れてから新しい機器を購入してセットアップ、使用していたプログラムやデータを入れて通常作業ができるようにするまでに機材の手配から考えると3日以上かかります。そのあいだパソコンを使った業務ができなくとも会社運営に支障がなければ壊れる前に入れ替えをする必要がなさそうです。
【パソコン交換入替コスト】<【パソコン交換入替期間内の業務停止コスト】
の場合、交換入替を前向きに検討するべきではないでしょうか。

「つぶれそうな営業用自動車があり、その車が壊れると約1週間ほど営業用自動車がない状態になりませんか?」
営業用自動車が壊れてどこにも行けなくなってから買い替える会社って私は聞いたことありません。
パソコンは今や営業用自動車と同じかそれ以上の頻度で使用されている、会社の請求管理など金銭にかかわる重要な機能を果たしていると思われます。

けれど、どの期間で入替えればいいのかよくわからないと思いますので、次回パソコンの交換・入替え時期について案内できればと思います、

ランサムウェア -身代金要求型ウィルス – にかかる前に(中小企業きおけるランサムウェア対策)

2017年5月に「WannaCry(ワナクライ)」といわれる身代金要求型ウィルスが注目されました。感染してしまった場合パソコンの中にあるファイルをロックして内容を見ることができなくしています。イギリスの病院では病気の診断ができない状態になったり、日本国内の自動車工場では生産できない状態が数日あったといわれています。
セキュリティソフトを導入しているパソコンでそのようなことが起こっていることに注意をしなくてはいけません。
セキュリティソフトを導入しているから安心ではなく、パソコンの使い方・運用方法によって容易に侵入できます。
侵入され最悪の場合、パソコンが使えなくなりすべてのパソコンを設定前になることを考えて準備をする必要があります。

すべてのパソコンが設定前になって一番困ることは今行っている業務の継続性ではないでしょうか。
業務を継続するには業務データが残っていることが必要です。
業務データを残すのにはバックアップといわれる作業を行い、そのファイルを復元することで業務を継続させることができます。
しかし、バックアップをどこに保存するかによって復元できない場合があります。
バックアップ先としていつも接続している外付ハードディスクなどの場合、身代金要求型ウィルスの感染対象となり元に戻すことができなくなります。
バックアップをするときだけバックアップ専用USBメモリを接続するというのは有効な方法の一つです。
この方法はもしパソコンが身代金要求型ウィルスに感染しても、バックアップ専用USBメモリを接続していなければ、データを保護することができます。
容量の問題とバックアップ時にわざわざ接続する手間を考えなければ、格安なUSBメモリを使うことによって一番お手軽かもしれません。
ただ、バックアップの作業でわざわざUSBメモリを接続しての作業のため、急ぎの時バックアップをせずにあとから行うなどの取り忘れが発生したり、USBメモリの紛失など起こさないよう注意する必要があります。

先ほどお話ししていった外付ハードディスクへのバックアップの場合わざわざ接続する必要がありません。キー操作でバックアップができるので便利だけでいうとこちらとなります。

一長一短があるのですが、ここでクラウドを使うとどうなるか考えてみます。
クラウドというのはインターネットを活用したしくみで、パソコンの中にあるデータをインターネットにコピーを取る機能もあります。
そうです、外付ハードディスクに作ったバックアップをクラウドを活用してインターネットにコピーを作ることができるのです。
またクラウドの提供業者によってはそのファイルの変更履歴を管理しているものもあるので、1週間前の古いコピーを呼び出すことができることもあります。
万が一身代金要求型ウィルスにロックされたファイルをクラウドを利用してコピーしてしまっても、その前に戻すことによりデータを安全に保管できます。
変更履歴機能のあり大きなファイルをコピーできるクラウド機能を使えればより安全なバックアップを作ることができそうです。
身代金要求型ウィルスのように新しい攻撃には新しい機能を活用しなくては守り切れなくなっているのではないでしょうか。

新品のパソコンで一番最初にすること

あちこちでよくこの話題になるのでここで紹介します

「なんだか最近ちゃんとパソコンが動かない、古いから仕方ないかな」

って、相談を受けます。

実際のパソコンを見てみると3年くらい前のパソコンで結構高性能なことがよくあります。

まだまだ使えるパソコンなのになぜそのようになっているか、お話を聞きながら触ってみるとみんな同じ症状だったりします。

パソコンの使いはじめに正しくセットアップされていない。

そのまま使ってえらいことになっているんですね。

私たちは法人向けのパソコンしか扱わないのでマニュアルにどのように書かれているかわからないのですが、

インストールされているソフトをセキュリティ上問題が発生しない様にアップデートという処理をパソコンの最初のセットアップ後行う必要があります。

これをせずに使い続けると勝手にアップデートをする準備をしてパソコンが大変遅くなったりましす。

最悪の場合、アップデートが重なってほぼ止まったかのようになります。

そんなことを起こさないように「新品のパソコンで一番最初にすること」として

セットアップ⇒アップデートを行う必要があります。

このアップデートはWindowsやOffice、アクロバットリーダーなど主要なソフトに準備されています。

1度行うとすべて終了というものではなく、新品の場合必要がなくなるまで何度も繰り返して行います。ひとつのアップデートでだいたい4~6回程度行います。

新品パソコンの開封から、使えるところまでおおよそ1~2日かかる作業となります。

「なんだか最近ちゃんとパソコンが動かない、古いから仕方ないかな」って言われる方で購入後3年程度しかたっていない場合はこのアップデートができていないことが大変多いです。

パソコンの中にインストールされたソフトのアップデートを行ったら普通に使えるようになることがすごく多いです。

マニュアルに記載が少ないかもしれませんが、これは効果的です。

セキュリティ上にも大変効果がありますので是非お試し下さい。

 

インターネットって止まらないものなのか??

業務でインターネットを使わないことのほうが少ないのではないでしょうか。

メールでデータのやり取りや、LINEでディスカッションなど、インターネットを使ったサービスは今やなくてはならない存在となっています。

なくてはならないサービスは止まると大変不便なものです。

止まるか止まらないかでいうと、インターネットは止まるものと考えて使う必要があります。

インターネットといわれているものは何かをまず整理したいと思います。

気軽にひとくくりにされているインターネットですが

・ホームページをみる

・ホームページから商品を注文したり、料金を払ったりする。

・メールを送ったり受信したりする

・インターネットを使った業務ソフトを動かす

など、たくさんの機能をインターネットっといっていることがおおいです。

そのなか一部でも止まったら

「インターネットがとまった」

になってしまいます。

インターネットは電話回線のような通信回線をさすので、本当は「インターネットがとまった」ではありません。

 

 

 

 

 

Windows Insider Meetup in Japan 2 Osaka (6月17日)に参加してきました

Windows10にはInsider Program という正式に発表する前のバージョンを確かめる・改善のポイントを報告する仕組みがあります。

その報告がどのように反映しているかをお話しされる報告会のようなものが今回のWindows Insider Meetupとなります。

全国ツアーを組まれていて、今回で2回目。

お話によると大規模なアップデートの後に開催されるようで今回は2017年4月にあったクリエーターズアップデートの報告会のようでした。

Windows10を使用されている方は参加可能で、正式発表前のバージョンとあって動作が微妙になるときがありますが新しいバージョンがどのようになるのかいち早く情報がほしい方など大勢が参加しておられました。

今回も100人近くのたいへん多くの方が参加されています。

ITライターの方とWindows10開発に携われている方のお話しがうかがえました。

ITライターの方ってどこかで見たことのあるようなないような、たぶん雑誌で見たことがあるのでしょうね。

「Swayは簡単でいいよ」、ってよく聞いたのですが今回初めてそれを使ったお話を聞けたのと実際の使用感がうかがえました。確かに簡単って感じでした。

 

Windows10ってInsiderProgramだけじゃなく、正式版にも機能改善の報告ができる機能があるのですがご存知でしたか?

その効率的な報告方法についてのお話が大変興味深いものでした。

・短文、

・事柄をひとつずつ、

・一般化せず、

・具体的に、

とのことでした。

短文と事柄ひとつずつについては、開発がすべて日本語圏でされているものではないため、自動翻訳がしやすいように一つずつの事柄を短文で書いてもらいたいとのことでした。

一般化せず具体的にというのも、一般化した場合変更点がわかりにくく具体的に書くと変更点が明確だと、確かにそのとおりです。

 

このお話はどこでもいっしょで、一文を長く書かれると結局どの点を話されているか変わりにくくなること、具体的に報告すること、はビジネスにおいて必須だと思いました。

ところで参加者によるライトニングトークがあり、そこで私もお話しさせてもらいました。

「マイクロソフトのひとにおねがい」というタイトルでInsiderProgramと程遠いお話をしてしまったのですが、ふつう最初に緊張して途中からいろいろお話をするのですが、今回は途中から緊張してしまいお話を途中終了させてしまいご迷惑をおかけしたように思います。

Windows10のいいところがあって・・・・

少し手直しをして考えをまとめなおします。

当日は皆さんにお世話になりありがとうございました。

 

 

 

IT投資とパソコン購入

最近「IT投資」という言葉が企業規模かかわらず聞くことが増えているかと思います。

googleで「IT投資」「IT投資とは」で検索しても詳しい説明はなかったりします。

みなさんにとって「IT投資」ってどんなイメージですか??

・・・・・新しいパソコンを買って、業務に使うこと・・・・・

「IT投資」だけの言葉でいうとぼんやりとIT情報機器の購入となりそうです。

この言葉は思ったより難しいのかもしれませんね。

 

ところで、経済産業省が2014年に「攻めのIT投資について」説明した資料があります。

https://www.itc.or.jp/news/dlfiles/itcc2014_06.pdf

攻めだけあって「IT投資」によって企業の稼ぐ力を強くするという話です。

従来の社内業務の効率化ではなく、より多くの利益を得るための「IT投資」を説明しています。

納品書や請求書の伝票を手書きで出されている会社もまだあるのですが、すでにパソコンで伝票作成されている会社が大半です。

そのうえで「IT投資」をというと

「うちの会社はパソコンで納品書や請求書、社内管理資料を出力しているから十分IT投資しているよ」

「業務効率化にパソコンやソフトに十分お金を使った」

ということになります。ここでは業務効率化へのIT投資を「守りのIT投資」と定義されています。

・業務効率化する「守りのIT投資」

・稼ぐ力を強化する「攻めのIT投資」

一番最初に紹介した「IT投資」とはこのふたつになります。

ほとんどの企業では「守りのIT投資」が行われ、業務効率化へのIT投資は終了しています。結果、IT投資は業務の管理に大変有効だとわかりました。

ただし、投資した金額の回収はできたかどうかというと難しい判断となりそうです。どちらかというと隣の会社が「守りのIT投資」をして業務効率化をしたからうちの会社も業務効率化といった感じで回収は二の次だったかもしれません。

最近の会社ではお金を使うにも、その効果を常に考えるようになってきました。たとえ「社長の飲み代」にしても会社のお金を使う場合そのような考え方をされる会社がかなり増えています。

もし「IT投資」によって業務効率化だけでなく稼ぐ力を強化することができるのなら、いかがでしょう。

稼ぐ力を強化する「攻めのIT投資」をするべきと思います。

ただし、条件付きですが。

先ほどお話ししたように今の会社では効果を常に考えるようになっています。稼ぐ力を強化する「IT投資」についても効果を考える必要があります。

その効果を考え見込みがたつ時に「攻めのIT投資」をすべきと考えます。

知り合いからインターネット集客したらうまく儲かったと聞いた、だからうちの会社でもというのはよく聞く話ですし「守りのIT投資」とおなじ理屈となりの会社がしたから・・・・です。

その効果は「守りのIT投資」と同様投資金額の回収は二の次、稼ぐ力はついたかどうかわからないとなりかねません。一般的に先にやった人のほうがたくさん稼ぐしあとから同じことをするとそんなうまくいかないといわれます。

「攻めのIT投資」は会社のどの部分にどのようなITを導入するか、仕組みをよく検討する必要があります。よその似て非なる仕組みにてその会社オリジナルの稼ぐ力を作ること、その投資金額以上に稼げる仕組みをIT化します。

ここまで考えると「IT投資」はパソコンを買うというより仕組みを考えることが大半となります。

そして仕組みを上手に考えられるかどうかがカギとなっています。

おなじパソコンやIT情報機器を買っても効果は全く別のものとなります。

 

上手に仕組みを考えることが現在の「IT投資」となっています。決してパソコン購入だけで「IT投資」ということではなくなっています。

 

 

プロジェクタの字が小さいを何とかしよう

プロジェクタような大きな画面に資料を表示しながらお話しする機会が増えてきていませんか?

伝えたいことを順に書き留めて資料を作成して、発表をすると「んん、見てる人の反応が・・・」少し心配な感じ。

あとから話を聞いてみると、「字が小さくって画面の見えなかった」って言われることがあります。

画面の一部中も注目しててほしいところだけズームできれば、説明中追加で文字が書ければ便利だと思います。

プレゼンの仕方を教わった方から「ZoomIt」というソフトを使われていることを聞いて私も画面が見にくいときや注目してほしいとき使っています。

https://technet.microsoft.com/ja-jp/sysinternals/zoomit.aspx

マイクロソフトが無償で提供しているソフトなので安心です。

画面を拡大したいところにマウスを合わせて[CTRL][1]を押すとズームします。

また画面に説明の文字を書きたいとき[CTRL][2]で赤い線で手書きを書き足すことができます。

春になって人前で話する機会も増えてきていると思いますのでぜひ活用されてはいかがでしょうか。

 

シュッとした使い方 -資料作成-

アプリをうまく動かした後は、資料を作成するのですがダラダラ説明文を書いたものをよく見ます。

結局伝えたいことが伝わらない資料になりがちではないでしょうか。

パソコンの画面を見ながら聞くとわかるのに、画面がないと伝わらない。そんなときは画面を切り取って貼り付ければいいのではないでしょうか。

以前学校新聞を作るとき、写真を切って張ってしませんでしたか?

そんな感じでパソコンの画面を切って張ってできます。

スニッピングツール(Snipping tool)がそれです。

前回の開き方で「スニッピング」で出てきます。

ここから新規作成を選択すると画面全体が霧掛ったように白っぽくなります。

切り取りたいところをマウスを使って範囲すれば、切り取ることができます。

コピーのアイコン(上の赤丸のところ)を押すとコピーされるので必要なアプリで貼り付けしてみて下さい。

またその左隣のフロッピーディスクのボタンを押すと保存することができます。

これでシュッとした資料を作ることができます。

夏の暑さとパソコン

5月も終わりにさしかかり、京都では30度を超す日が続いています。

暑い中お仕事をするのは、人もIT機器も同じです。

人は「あついあつい」と言いながら頑張りますが、IT機器は熱い中で使うと動作速度が遅くなります。

パソコンの動きが遅いって思うことってありませんか。

パソコンの中が熱くなって動きにくくなっていることが結構多いです。

普段ならデスクトップパソコンの場合本体を開けてホコリを取ると驚くくらいスピードアップします。

夏場はホコリがたまってなくても同じ状態になってることがあります。

お仕事でパソコンを使う場合、早い目の冷房をお勧めしています。

人もIT機器も快適な環境を好みます。