Windows10の使い方

Windows10が出荷されてしばらくたちますが、皆さんどのように活用されていますか?
従来のパソコンから買い替えという方が大多数だと思うのですが、新しいWindowsが発表されるたびに新しい使い方があり、活用スタイルが変わってきています。
その使い方に対応することによって、業務効率が大幅に改善したということも多くあります。
また、新しい使い方をすればより効率的にお仕事ができるのにと思うこともあります。

今回のWindows10については使い方がかなり変わっています。もちろん従来通り使うことも可能なのですが、新しい使い方にチャレンジしてみるのはいかがでしょうか。
その新しい使い方はマイクロソフトアカウントを使用した使い方です。
NECがマイクロソフトアカウントを使用したセットアップの仕方を紹介してます。
https://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?QID=020450
電源を入れた後、マイクロソフトアカウントとパスワードを設定することで起動ができます。
ただそれだけなのですが、Windows10の機能であるビデオ会議システムSkypeやインターネットへデータを保存・共有できるONEDRIVEなど数々の便利な使い方が少ない作業で使用することができるのです。
もちろん最初についている機能は無料で、より高度に使いたいのなら月額請求の支払いをすれば使用できます。
無料の機能でもおおよそ必要そうな機能が入っています。
別々で提供しているメーカーもありますが、ばらばらにセットアップするよりはるかに便利です。

SkypeやONEDRIVEがセットアップが面倒といわれる方でマイクロソフトアカウントを使用されていない方をよく見受けます
一度、マイクロソフトアカウントでWindows10パソコンを使って見られたらいかがでしょうか。
結構便利になりますよ。

IT導入補助金説明会 参加しました


IT導入補助金説明会(3月27日大阪開催分)に参加してきました。
570名入れるホールに満席で2階行われました。IT導入補助金への期待の高さがうかがえます。

500億円予算で補助金額上限50万円(補助率50%以内)となるお話でした。
全部50万円の申請だとしても10万件なので、10万件以上の中小・小規模事業者へ補助されることとなります。
昨年度の1次説明会と比べるとホームページ屋さんが大変多い印象で、
「IT導入補助金でホームページ作りませんか」
という電話が4月以降たくさんかかってくることが予想されます。
ホームページのない会社は慎重に検討して下さい。
よく似た電話がこちらにもかかってくるのですが、
「インターネット関係のセールスで電話は申し訳ない。メールアドレスを教えるのでそちらで要件、資料をお送りください。」
とお願いをしています。
ほとんどは、メールをいただけないのですが、たぶん素晴らしいご提案だったのだといつも残念に思っています。

前回と同様、中小企業・小規模事業者における生産性向上を目的としたITアプリとそれの使い方・メンテナンスなどマルっと1パッケージにした補助金です。
こう書くと、パソコンソフトとその使い方のように見えるのですが、実際にはソフトウェア・クラウド利用料・導入関連費用等と案内されているので、ホームページを作ることで生産性向上するとすればいいのかもしれません。
本当のところ、「生産性向上するために、作業の一部IT化することで省力化・効率化する」という話がターゲットだと思われます。
なのでITサービスありきではなく、生産性向上ありきであるべきではないでしょうか。

まだ説明会だけなので実態は追ってご案内するとして、当社では昨年同様早々の登録を目指し、今回はより広く使っていただけるような準備を行っています。

 

https://www.it-hojo.jp/eventinformation/briefing-osaka.html

LINE@はじめました

ビジネス向けLINE、「LINE@」を始めました。
といっても去年の11月から契約をしていたのですが、いったいどんな使い方がよいのかわからないことも多いので少しずつ使ってみました。
LINEをお使いなら、
「アイシーエルシステムズ」
で検索してください。認証アカウントが表示されるはずです。
ぜひ友達申請してくださいね。

11月に使い始めて、12月に認証アカウントを発行していただきました。
11月から3月までのおおよそ5カ月使ってみて感じたこと。
まず使い方より、「何を誰宛てに情報発信するか」が大事であることを一番に感じています。
最近のインターネットを活用したクラウドシステムは、変化が大変早くメニューが短期間にころころ変わります。だから使い方を完璧にマスターすることは大変です。そんな中でもものすごく活用する方はたくさんおられますし、その人たちとの差は「何を誰宛てに情報発信するか」が明確かどうか。
「あっちの人はこう言っている」、「こっちのインターネット記事はどういってる」とかではなく、「友達申請していただいた方にどんな内容を伝えたいのか」、「そしてその情報を受け取ったことでどのようになってほしいか」が明確にすべきと感じました。
Facebookでもそうなのですが、会社アカウントや社長アカウントは「友達申請していただいた方にどんな内容を伝えたいのか」、「そしてその情報を受け取ったことでどのようになってほしいか」がないと閲覧者のどんどん興味がなくなっていきます。
少なくとも友達申請していただいた方はその会社に興味を持って、新しい情報を提供されたときに、自社へ自身へ吸収させたいと思われています。
そんななか、いつも通りの内容を掲載し続ければ、「いつも通りだね」となって、しまいには新しい情報を発信しても興味を持たれなくなってしまいます。
興味を持たれなくなってしまう=「集客できない」
の式が成り立つのではないでしょうか。
LINEやFacebookなどを会社で使用する動機は「集客ができる」とどこかで聞いたから始めたと聞くことがよくあります。
にもかかわらず、「集客できない」となってしまうのは本意ではないと思います。
ならどうすればよいか。。。
そう、「何を誰宛てに情報発信するか」をよく考えて、計画を立てて使うことです。
そしてできるのならPDCAの流れを守ること、結局これにつきるのです。
会社運営から派生するものはなんだか、PDCAが多いですよね。
とても大変ですが、目標達成には必要なことです。
今回は、企業向けLINE@を使っての感想を書いてみました。

 

ビジネスメール詐欺と「うちの会社は大丈夫」

セキュリティのお話をするとすぐ出てくる言葉
 「うちのように小さい会社は狙われない」
 「取られて困るデータはない」
だから「うちの会社は大丈夫」

などよく言われます。
それは本当でしょうか。

パソコンの置かれている状況を理解すると結構話が変わってきます。
インターネットで世界中の情報が手に入るようになりました。
視点を変えると、情報を提供している世界中人たちは、あなたのパソコンに情報を流し込んでいるとも考えることができます。
流し込んでいる人たちは、どこの誰に情報を提供しているかなんて知りません。
そんな状況なら、「誰でもいいから、ひっかかれ」と思いウィルスをばらまくのが当たり前です。
そんなばらまかれたウィルスに引っ掛かりやすいのはどんな状態のパソコンかということです。
「うちの会社は大丈夫」
セキュリティの管理を怠っているパソコン格好の標的になっていないでしょうか。
「うちのように小さい会社は狙われない」
認識されるほど重要なデータを管理しているのでしょうか。
「取られて困るデータはない」
そんなデータがないのなら、不特定多数にばらまかれたウィルスが入り込まれるのではないでしょうか。

ビジネスメール詐欺については警察庁などに詳しく説明しているホームページがあるのでそちらを見ていただければと思うのですが、簡単に説明をすると、
・通常のメールのやり取りを静観している第三者がいる。
・送金の話になったときやその前後に、静観していた言葉口調で違和感なく振込先口座の変更をお願いする。
・静観しているときに関係性を理解し、違和感ない話流れを作る。
・振り込みをさせる。
といった流れになります。
この静観するという方法について問題があります。
静観するには、どこかにウィルスを組み込む必要があるのですが、いきなり詐欺をする場所・ターゲットにウィルスを組み込むには手間がかかり、失敗する可能性が高いのでまず組み込みやすいところにまず組み込みます。
「うちの会社は大丈夫」と言っている取引先の取引先の・・・・何件か無効のセキュリティが甘いところにウィルスを組み込み、すきを狙ってターゲットに近づいていきます。
そして、ことを起こす、ビジネスメール詐欺を行う。
こんな流れが多いように伺っています。

「うちの会社は大丈夫」
という会社もかかわった話であることを考えると、少し心配してもいいのではないでしょうか。

「SNS」と「みんな」

「SNS」ってFacebookとか、Twitterとか・・・
難しく言うつもりがないのでそんな感じです。
SNSで友達やフォローしている人たちってたくさんいますよね。
Facebookなら確か・・・5000人の友達が作れたと思います。
しかも、友達になるのは自分の好みの人だけ、好きな人に友達申請をしているのではないでしょうか。
もし仮に5000人友達になってその人たちが同じ考え方で書き込まれたら、もうそれは「常識」、世の中の人「みんな」そう思っていると。
そう思って当然だと思います。
ただ・・・
日本の人口は127,094,745人(2015(平成27)年10月1日現在 https://ja.wikipedia.org/wiki/日本の人口統計)らしいです。
おおよそ1億2千7百万人中の5千人の意見でしかないのです。
5000人の意見は日本の中で0.004%の意見でしかないのです。
そう自分の思っている「常識」は絶対多数派ではない、少数派の意見かもしれません。

そう考えて、「SNS」と付き合う、自分の持っている「常識」は「非常識」である可能性を知っていることがこれからの情報リテラシーとなるのかもしれません。

行き違いが発生する言葉「みんな」と「普通」「常識」

「みんなそう思ってる」って思って話することって多いですよね。
口げんかになったときにお互いに「みんなそう思っている」「普通はそうやで」「それが常識」みたいなことを思っています。
「みんな」であったり「普通」「常識」が一致すればそんな口げんかもないのに、どうしても起こっていしまします。
それはなぜでしょうか。
それはお互いに思っている「みんな」や「普通」「常識」が異なっているから。
今まで出会った人も違ったら、出会ったタイミングも違います。
仮に同じ人物でもお互いの関係性によっては、表情や思考、しゃべり方も異なります。
例えば学校の先生、学校で生徒の関係の場合と、自宅の町内会や家族との関係の場合、同じ人物でもその人の印象は全く同じとは言えないでしょう。
そのように、見え方が異なることで「みんな」「普通」「常識」とは異なるものです。
なので相手が考えていることと、自分の考えていることを全く違うという前提で話をしていけば行き違いが発生しにくくなるのではないでしょうか。
些細なことで口げんかが起こります。自分じゃない人物は、すべて自分と違う考え方をしていると考えると楽になります。

2018年3月7日 | カテゴリー : 情報化 | 投稿者 : WEB管理者

単純なことでワード、エクセルデータの読み出し改善

ワードやエクセルのOfficeソフトでデータを作成することが大変多いかと思います。
Officeソフトのデータ読み出しが大変遅いといわれることがあるのですが、次の2点で改善することが多いので紹介します。

1.保存の時に最新のファイル形式で保存する


パソコンを長らくご使用されていることが大変多いかと思います。
その中で、以前から使っているデータをもとにしていると、古いファイル形式(Excel 97-2003ブック、Word97-2003文書)で保存していることがあります。
こちらを最新のファイル形式で保存をすると改善することがあります。
古いファイル形式で読み込みをすると内部で新しいファイル形式へ変換することで読み込みが遅くなる、新しいファイル形式はデータサイズを小さくすることがあるなど改善することが大変多いです。

2.別名保存をする。
新規で文書を作らない場合、上書き保存をしているかと思います。ファイルが致命的ではないにしても傷んでいる場合読み込みが遅くなることがあります。
そんな時に新しい名前で保存をし直すことで、改善することがあります。
[名前を付けて保存をする]

この2点で改善することがよくあるのでご案内しました。

中小企業の業績を左右する社内IT担当者

日本の99.7%を占めるといわれる中小企業ですが、その多くでIT担当者は
「きみパソコン好きみたいだね、やっといて」
って感じで決まっていませんか?

今やITは会社の根幹をつかさどる機能となっています。

考えてみてください。「パソコンが止まってしまう」「身代金型ウィルスに感染して一切のデータが取り出せなくなってしまう」この後の会社のことを。
まず、パソコンを使った業務は全くできなくなります。
パソコンを使った業務は・・・・今やほとんどの業務に少しでもかかわっていませんか?例えば「売上伝票を入力する」「在庫確認をする」ものを作っている会社なら「進捗管理をしている」「原価管理をする」などほぼすべての業務工程においても何かしらパソコンを使うことがあります。それがすべて使えなくなります。ITシステムの停止は会社が停止するのに等しいものです。そんな大切なものの担当者を簡単な方法で決め方をしているのです。
また、中小企業では兼任することがほとんどで、日常業務が忙しく今のトレンドを汲んだITの勉強をすることも大変難しいのではないでしょうか。

「セキュリティソフトが入っているから大丈夫」という言葉をいまだによく聞きます。
セキュリティソフトが入っていても、各種更新プログラムが正しく入っていないとウィルスが動くことが大変多いです。「データのコピーを取られてしまう」(これが実は重要でデータの原本は全く問題がなく、まったく気がつかないことが多いです)「ファイルを書き換えられてデータをロックされてしまう」などセキュリティソフトを入れていても問題は発生します。最近報道される大企業におけるセキュリティ被害はまさにそれです。セキュリティソフトを入れているにもかかわらず、被害にあっています。セキュリティソフトが入ってないわけではなかったのです。更新プログラムを正しく入ってなかったのです。
そんな単純で当たり前のことでも、まだまだ伝わっていません。
正しく理解をしてもらえる人にIT担当者になってもらわなくてはいけません。 

現代のITは、ソフトはグーグルやマイクロソフトなどの汎用的なクラウドシステムを使うことが多く、会社に合った運用方法を社内全体で考える、そんな流れになっています。
そうなると運用方法を考える前に会社の業務をシンプルに図式化し、どの業務においてITを導入すると効率が上がるかよく検討しなくてはいけません。
そのためには、業務をよく理解し、シンプルに図解化できる人の方がIT担当者に向いているのかもしれません。
業務を理解する人がIT担当者になるべきです。
このことから、セキュリティについて柔軟に学習をし、業務をよく理解した人がIT担当者になるべきなのです。
会社の根幹を管理するIT担当者は責任をにない、それに沿った人を必要とします。
皆さんの会社ではいかがでしょうか。
重要な責任のIT担当者の役割、ご理解いただけたでしょうか。

手軽なところからテレワーク導入で時間の効率化

平成29年9月27日の京都新聞に新しい働き方「テレワーク」の中小企業様への導入支援が紹介されました。
「テレワーク」は、急速な発達をしているITを活用した働き方、場所にとらわれない働き方です。

場所や働き方によって3つのカテゴリーに分けられており、
・在宅勤務(自宅にいて会社とはパソコンとインターネット、電話、FAXで連絡をとる働き方)
・モバイルワーク (顧客先や移動中にパソコンやスマートフォンを使った働き方)
・サテライトオフィス (勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方。一社専用で社内LANがつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどの施設が利用され、都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置く)
となりこの3つのカテゴリーをひとくくりに「テレワーク」といわれています。

この3つはインターネットとパソコンやスマートフォンなどの情報機器を活用しています。
インターネットやパソコン・スマートフォンはかなり以前から仕事で使っている方が大変多いと思います。
それらをより効率的に活用して働き方がテレワークとなるのです。

事務の仕事が、電話を受けパソコンで伝票を処理するというのならば実は会社にいなくてもお仕事ができるのかもしれません。在宅でいいのではないでしょうか。
これからより増えてくる介護や結婚出産などの家庭事情による退職は代わりの人を準備しなくてはいけません。代わりの人は業務内容・作業など覚えてもらい練度を磨いていただかなくて必要があります。
もし、退職されずに在宅勤務のテレワークができればこのような問題は回避できそうです。
退職による収入減による不安もなくなり、雇用者従業員どちらも安心ではないでしょうか。

社外外回りをしている会社に戻ってパソコンにあるデータが必要になったり、会社のパソコンでしかできない作業を必要となったりします。
わざわざ会社に戻ってその作業をするなんて時間の大きなロスを作っています。
そのロスが結果残業をする原因を作っている会社もたくさんあります。
そんなロスを減らすのにできるだけ会社にもどらない、できるならスマートフォンで作業をする、時間のかかる作業なら時間貸しの事務所を使うなどが考えられます。
これがモバイルワークやサテライトオフィスになります。
結構費用が掛かりそうな感じにみられますが社外で会社のパソコンが使えると解決の糸口がありそうな話でもあります。
ある一定の安全性・セキュリティが確保できればタブレットや携帯型ノートパソコンで簡単にテレワークを始めることができます。
社外から会社のパソコンをつかう、ちょっとした工夫でテレワークを始めることで働き方改革の第一歩を踏み出すことができます。
今あるものを活用してテレワークを実践されてはいかがでしょうか。

パソコンは壊れる前に交換・入替すべきか??

「パソコンは壊れる前に交換・入れ替えすべきか」
最近この話をよく耳にします。
データのバックアップがあるので壊れるまで使うという会社もあれば、壊れる前に入れ替えるという会社もあります。
どちらが正解というよりこれは会社の方針で決まることです。
「壊れる前に入れ替えたからもったいない」とか「余分に費用がかかった」と考える方のおられますが、まず考慮しなくてはいけないコスト面を考えていきましょう。

※止まると困る※
壊れてから新しい機器を購入してセットアップ、使用していたプログラムやデータを入れて通常作業ができるようにするまでに機材の手配から考えると3日以上かかります。そのあいだパソコンを使った業務ができなくとも会社運営に支障がなければ壊れる前に入れ替えをする必要がなさそうです。
【パソコン交換入替コスト】<【パソコン交換入替期間内の業務停止コスト】
の場合、交換入替を前向きに検討するべきではないでしょうか。

「つぶれそうな営業用自動車があり、その車が壊れると約1週間ほど営業用自動車がない状態になりませんか?」
営業用自動車が壊れてどこにも行けなくなってから買い替える会社って私は聞いたことありません。
パソコンは今や営業用自動車と同じかそれ以上の頻度で使用されている、会社の請求管理など金銭にかかわる重要な機能を果たしていると思われます。

けれど、どの期間で入替えればいいのかよくわからないと思いますので、次回パソコンの交換・入替え時期について案内できればと思います、