データの重要性について

この話は定期的に見直さなくてはいけない話です。
『データの重要性について』
旧来のITコンサルティングで軽んじている方が多く見受ける内容です。

会社に保存されているデータはそんな重要なものがないからセキュリティにコストをかけるべきではないとよく聞きます。
保存しているデータは果たしてどんなものがあるのでしょうか。
見積書・納品書・請求書・得意先からいただいたデータ・自社の会計データ・銀行への支払いなど資金繰り表・従業員の名前など・・・
これらはすべて自社のデータではなく相手があるデータです。
見積書・納品書・請求書・得意先からいただいたデータ・会計データなどは顧客である得意先のデータです。
また、その得意先がどんなものを今欲しているか、また少額でも価格交渉をするような切羽詰まっている状況かどうかなど得意先のことを判断する基準は自社にはありません。
また、従業員の名前などは従業員の家族構成や子供の年齢などは従業員の大切な個人情報です。

これら情報は決して軽んじてはいけない情報ではないでしょうか。

わたしたちが、物を売りたいからお話をしているのではなく保存しているデータや情報の重要性を考えると最低限必要なセキュリティが見えてくると思います。
それがわからないときに相談するべき人がITコンサルティングの方ですが、そういう人たちでさえ軽んじている状況に危機感を覚えます。

適切な研修を受けて適切な情報を発信できる皆さんであることを望みます。

効率的なIT導入をするためにどうするべきか。

 

上のイラストですが、リアカーとトラックです。
荷物を運ぶのにリアカーから軽トラックに変えるお話で考えるとわかりやすいのかもしれません。

リアカーで荷物を運ぶ仕事をしている人がもっとたくさん運べるものを探しています。
そんなときに軽トラックの存在を知りました。
「トラックを使うと効率が50倍上がるらしい。」
と使っている人から聞きました。
「なんだか画期的な道具らしい。」
と思い、早速買ってきたのですが、運転の仕方がわからない。
なんとなく動かしてみるものの、燃料や使い方がわからないので効率が良くならない。
同じトラックを使っている人からいろいろ聞いて使てみると少し使いやすくなった、少し効率的になっなって満足。
このトラックを本当に効率的に使うのには、運転の仕方をお金を払って教えてもらう。運転手を雇うなどをすることで50倍効率的に使用できるのですが、そんな費用は払いたくない。
けれど50倍効率的に使いたい、こんなことはまず達成できないことと思われます。

リアカーとトラックの話は誰でもわかるような話だと思います。
これをIT導入に置き換えるとどうでしょうか。
リアカー=手書き
トラック=パソコン、IT機器
便利になるためには、費用が掛かり、また専門の人を雇う必要があるものなのです。
その代わりに効率的に作業ができるので結果得をするというものだったりします。
しかし、ITの場合効率的になる量が不明瞭だったりします。
その定義ができるひとと巡り合うのがIT活用において大変重要だったりします。
入力が上手だったり、プログラムを組んだりという人は結構多いのですが、効率を考えて導入流れを考えられる人って案外少ないと思います。

 

人が集まる魅力的な人たち

最近大変魅力的な方とよくお会いすることがあります。
決まって、私に刺激とがんばりを与えてくれます。
そんな魅力的な人たちは決まった共通点があります。
1.魅力的な情報を出し惜しみなく伝えてくれる。
2.魅力的な情報を聞いて私たちができることの相談を聞いてくれる。
3.相談からのフィードバックは必ず、現実化するための方法を違う角度から考えてくれる。
4.絶対にできない理由をつくらない。
数えきれないくらいの共通点があります。
またその共通点の反対側の行動をとる人たちは、いつも同じ人は集まって新しい情報の交換がされずつるんでいる感じです。どんよりした雰囲気なのであまり長くいれない、だから人が集まりにくいのでしょうね。

私たちまた当社も魅力的な人たちや会社になれるように努めてまいります。
新しい魅力的な情報を発信してきますのでよろしくお願いします。

中小企業や小さな会社のIT化の遅れの原因

最近企業の生産性の話を聞かれることが増えています。
変化を与えないと生産性の向上が見込めないのを知っていながら「いかに変化をしないで」生産性を向上させようしているお話が多いです。規模が小さくなればなるほどその傾向が強くなります。
実際生産性を向上させるためには、
1.会社の仕組みを明確化
2.不要な部分をなくす
3.IT化による効率化が最も見込めそうなところからIT導入
というのが最低限必要です。
しかし、3.だけで生産性を向上させようするので、費用ばかり使って効果がほとんど出ないことが多いです。

いままでの零細企業のIT化やOA化ではほぼ見ないかった作業ですが、IT化において本当に必要な大事なところは1.2.のところです。
こういうところについてもIT導入業者に有料になりますが依頼ができるようななっていますので、お取引のある業者に頼むのがいいと思います。

たくさんのディスプレイを使うと便利です。さて費用はいくらするのでしょうか。

パソコンを使っているところがテレビで映るとき、パソコン一台ディスプレイ3台みたいな組み合わせだったりしませんか?
マルチディスプレイっていうのですが、かなり便利なのでそうする人が大変多いです。
ほとんどのノートパソコンにはプロジェクタなどに映し出すために外部出力端子がありますし、デスクトップパソコンにもVGAといわれる従来の端子とHDMIなどのデジタル端子1づつ合わせて2個ついていることが多いです。
その端子に、別のディスプレイをつなぐだけでもう一つ画面を表示することができます。
それでも同じ画面が表示されるだけっていわれるかもしれませんが、操作の仕方によって横に画面が追加された形で表示することができます。
追加用のディスプレイは必要ですが、その他費用がほとんどかからず画面が追加できる便利な機能です。

設定の仕方は「マルチディスプレイ 設定」でググる・検索するといっぱい親切な案内があるので詳しくはそちらを見てください。

今回はほぼ追加の費用が掛からずによく見るマルチディスプレイができるお話でした。

伝えることの難しさーどうしたら人に伝わるんだろうー

自分以外の人へ物事を伝えることは大変難しかったりします。
伝え方や考え方は人によって異なります。
答えから話してその理由を話す人や、理由を説明してから答えを話す人、理由を説明して答えを言わない人などいろんな方がおられます。
特に全部説明して答えを話さない人が厄介と私は思っています。
全部説明する人の中には、答えはその中から考えられる全通りとする方が多い気がします。
確かに全部説明をするのは丁寧に見えるのかもしれません。
ただ、聞いた人は次にアクションを起こさなくてはならず(アクションを起こさないのも一つのアクションです)その時に選択肢が全通りあると失敗した時の責任所在が不明になりやすいからです。
口頭ではどれだけ説明しても半分も内容は伝わらないし、文書にしても半分程度しか伝わらないと思います。
これを前提にお話を進めると結構滑らかに伝わるのではないでしょうか。

人へ説明するには
1.伝えたい内容の優先順位をまず考える。
2.相手へ必ず伝えたい言葉を決める。
3.必ず伝えたい内容は数通りの言葉を持つ。
4.「○○で、XXなので、□□であるから、・・・・」みたいな長い文章にしない。
5.できるだけ、短い文章にこころがける。
6.その話が伝わっていない場合、伝え方の問題があったものとして考える。

が必ず必要かと思っています。
聞く人がどんな経験を積んでいるかは、相手には伝わりません。いろんな地域の人とたくさんお話をされている方なら理解もしていただけるでしょうし、何時も同じ人と一緒にいて話をしている人へはなかなか伝わらなかったりします。
言葉を発したら必ず伝わるものではなく、より分かりやすく人によって伝わらない言葉を使わないこと、そしてできるだけ広く伝わる言葉使いをこころがける必要があるのが、多くの人とコミュニケーションをとらなくてはいけない現代と思います。

無線LAN WiFiのつながりが悪いのどうするの??

「無線LANのつながりが悪くなった」直してほしい、って問合せは大変多いです。
Webで検索すると
・ルーターを変えましょう
・接続先を確認しましょう
などが紹介されています。
確かに、ルーターはなかなか買い替える機器ではないし、セキュリティー上の観点からも買い替えることをお勧めしています。
私どもは連絡いただいたのを改善させることが業務で、まず現地調査を行うのですが出力される電波が不安定になっていることが大変多いです。電源を切ることのない機器なので、少しずつ傷んで電波の出力が安定しなくなります。
この場合は、機器交換することで従来通り動きます。

ただし、交換済でも動かないといったことも現場ではよくあります。実はこちらの方が多かったりします。
こんな時どうするんだって思いますよね。
この対応はまず無線LANについて理解が必要となります。
無線LANの使用している周波数は、2.4GHzと5GHzがあります。
周波数の話は検索していただければ、いろいろでてきますので詳しくはそちらを見ていただければと思います。
ここでは簡単に紹介されているエレコムのサイト(http://qa.elecom.co.jp/faq_detail.html?id=5953)を案内します。
ほとんどの機器は最初に2.4GHzの周波数を使うのですが、使用機器が増えると当然スピードが遅くなり、あまりに多い場合はつながったりつながらなかったりします
そんな時は、5GHzの周波数帯へ変更すると快適なスピードになります。どこに行っても5GHzの周波数はがらがらに空いていることがほとんどでほぼ占有して使用することができそうです。
ただ、5GHzの周波数帯に対応していない機器も安価なものにはあるため、現在接続している機器のチェックが必要です。
また電波が遠くまで飛びにくい特徴があるため、いままで使えていた場所でも中継器を間に入れなくてはいけないことがあります。
結局現地調査が大変重要となってくるのです。
無線LANは規格もどんどん変わっていきますし、なにより電波をみんなで分け合いながら使用しなくてはいけません。
LANケーブルを使った有線LANの場合、LANケーブルは接続している人のみが使用するのですが、無線LANの場合占有することができません。
ですので、周りの使用者が増えた場合、スピードが遅くなってしまうのは仕方がないことなのです。
そんな中でも設定を変更することで従来に近いスピードを出すことも可能ですので是非設定の見直しをしてください。

中小企業のクラウド対応について

中小企業のITキーワードが「クラウド」から「AI」「IoT」に移りつつありますが、「クラウド」対応できている中小企業はあまりお見受けすることがありません。
スマートフォンやタブレットを渡して、メールをそれで見るのが果たして「クラウド」対応なのでしょうか。
少し企業規模が大きくなると、業務用専用アプリを開発して配布し、業務をよりシンプルな形で遂行できるようにされていることもあります。
しかし、インターネットを活用した「クラウド」は専用アプリを開発するには結構な費用が掛かります。
そんな費用をかけずにも、業務に合わせて単純に「クラウド」に対応したアプリを開発することが増えてきています。
できるだけシンプルにアプリ作成ができるように設計されているクラウドサービスが増えてきています。例えばサイボウズキントーンであったり、マイクロソフトOffice365内にあるサービスであったりします。
もちろん、いきなりできるものではないですしある一定の学習が必要であるのですが、以前のように専門のものじゃないと理解できないものではなくなっています。
そのようなサービスを使って、最終的に社内で内製化をして必要な変更を随時できるようにしていくことができます。
素早く対応することが、経営課題になっている会社もすごく多いですしそれに対応できるようになります。

ただ、これにも作りかたを学習する以外に必要なことがあります。
私たちがソフトを作成するときによくあるのですが、社内で必要な機能を複数作っていくとそのお互いが相反する機能だったりするのです。
このようになる会社はおおよそ同じ傾向があります。
会社の方針を司る経営指針がなかったり形だけある企業によくあるのです。
この経営指針を整えなくても会社は回るので結構後回しになって、ほかの人に言われてとりあえず作るといった場合、このようになるのではないでしょうか。
会社に整った方針がありそれが社内に行き渡っている場合、アプリを作るときその方針にのっとったものを作るのですが、それがないと相反する機能のアプリを作ってしまいます。
まず自社の経営指針を整えることが、「クラウド」化の第一歩であるといえます。
これは「AI」や「IoT」にしても同じようになっていくと思われます。
IT基盤をしっかりする前に、まずは経営にまつわる資料、経営指針書をしっかりと作ることが必要です。それがIT化の第一歩と言えます。

顧客満足とはなにか、スーパー銭湯にいたときに感じたこと

先日とあるスーパー銭湯に行ってきました。
予想以上に混雑しており、サウナが満員電車のような盛況でした。
お湯に浸かるのも隙間に浸かるといった感じ、
「これは・・・クレームが上がるレベルでしょう」
と思ったのですが、みんな和気あいあいとした雰囲気でみんな疲れを取りに来たという目的を達成しているようだったのです。
確かに私もこんなに混んでいるのに、疲れるわけでもないし逆に活気をもらった気がします。不思議な感じでした。
今まで超混みのスーパー銭湯に行ったときは「こんな銭湯2度と来るか!!」と思って本当に5年くらい行かないのですが、今回のスーパー銭湯はもう一度違う日に来てみたいと思いました。

この差って気になったのでまとめてみます。
私の場合、銭湯に期待する点は
1.水や洗い場・サウナが汚れていない
2.脱衣場の床がキレイ
3.うるさくない

どちらも汚れについてです。明日への活力をつけるために、汚れや疲れを落としに来ている場所なんで当然の期待だと思っています。
逆に言うとこの2点が満たされれば、混雑は構わないのかもしれないのです。
今回は、たくさんの人が入浴してたにもかかわらず、風呂の水がきれいだった。サウナも同様に汗臭さが気にならないくらいキレイだった。脱衣場の床は頻繁に拭いて大勢の人が服を着たり脱いだりしてもすぐにきれいにしていた。
よって期待する点の1.2.を満たしていたということになります。
また、大きな声を出す人がいなかった、たくさんの人が入浴していたので隣の人への気遣いがあったのかもしれません。これは混んでいるからこその効果があったのでしょう。

最近この3点を満たしているすーぱー銭湯がすごく減ったことに残念でなりません。
サウナが汗臭かったり、脱衣場の床に毛がいっぱい落ちていたりが多いです。
もし1.2.を満たしていたりすると入浴する人が少なく大きな声でしゃべる人がいたりします。
そうして考えると今回の入浴はスーパー銭湯の良い形なのかもしれません。

今回私は一人で伺ったし、いろんな条件で見え方が異なると思います。
今回のようにある一定の不利な条件下でもお客様の求めるものを叶える努力をすれば満足をするし、有利な条件下でも努力を惜しむと満足しないということを再確認する良い機会になったかと思います。

「グローバル化」って??

いろんな書籍やレポートを見ることが多いのですが、最近都合の悪いことの原因に「グローバル化」という言葉を使われることをよく目にします。
そんな文書を読むと「グローバル化」の定義がどこにも書いてない・・・
グローバル化を悪として考えるのなら何が善とするのか、、、、

ところでグローバル化について考えてみます。
インターネットさえあれば、世界中で情報が簡単に手に入る時代となってきました。
近畿大学卒業式で堀江貴文さんのスピーチ
(https://www.youtube.com/watch?v=2DTyHAHaNMw)
で話されているように、教育や情報が十分でなかったため芽が出てこなかった優秀な人材がインターネットを使うことにより出てきます。
またそんな優秀な人材は、英語だけでなく第2言語の習得も早かったりします。私たちが生まれてからのことを考えると、観光でしか会わなかった外国人が普通に生活圏に一緒に仲良く生活をし、日本語で話をしています。
いまソフトウェア会社のサポートへ電話をすると、ほぼ日本語をしゃべる外国人がでます。
以前は意思疎通が難しかったりしたのですが、現在何の問題もなく問題を解決してくれます。
そんな優秀な人材と一緒に仕事をすることとなるのです。
そして優秀ではない日本人はどうなるのか、どうすべきか、どこに行くのかを考える必要があります。

グローバル化って恐ろしいですよね。

ただし私たちには今は絶対のアドバンテージがあると思います。
普通の教育を受けるとパソコンやスマートフォンなどの情報機器が使えるようになり、外国語をおおよそ理解ができそうなくらいまで翻訳をしてくれます。
Skype 翻訳(https://www.skype.com/ja/features/skype-translator/)で、テレビ電話の通話を翻訳しそれを無償で提供していたりします。
ただ翻訳機能に甘えることなく、日々外国語が理解、話せるように鍛える必要があります。

外国語だけでなく、人材を含めたいろんなものが世界中で自由に行きかうそれが「グローバル化」ではないでしょうか。
世界中で自由に行きかうのに壁となってたことが、インターネットを筆頭としたIT技術により取り除かれようとしている、取り除かれた社会になるのが近い未来に起こること。
けして、不幸でもなんでもなく世界中の人たちが幸せになるものです。