効率的なIT導入をするためにどうするべきか。

 

上のイラストですが、リアカーとトラックです。
荷物を運ぶのにリアカーから軽トラックに変えるお話で考えるとわかりやすいのかもしれません。

リアカーで荷物を運ぶ仕事をしている人がもっとたくさん運べるものを探しています。
そんなときに軽トラックの存在を知りました。
「トラックを使うと効率が50倍上がるらしい。」
と使っている人から聞きました。
「なんだか画期的な道具らしい。」
と思い、早速買ってきたのですが、運転の仕方がわからない。
なんとなく動かしてみるものの、燃料や使い方がわからないので効率が良くならない。
同じトラックを使っている人からいろいろ聞いて使てみると少し使いやすくなった、少し効率的になっなって満足。
このトラックを本当に効率的に使うのには、運転の仕方をお金を払って教えてもらう。運転手を雇うなどをすることで50倍効率的に使用できるのですが、そんな費用は払いたくない。
けれど50倍効率的に使いたい、こんなことはまず達成できないことと思われます。

リアカーとトラックの話は誰でもわかるような話だと思います。
これをIT導入に置き換えるとどうでしょうか。
リアカー=手書き
トラック=パソコン、IT機器
便利になるためには、費用が掛かり、また専門の人を雇う必要があるものなのです。
その代わりに効率的に作業ができるので結果得をするというものだったりします。
しかし、ITの場合効率的になる量が不明瞭だったりします。
その定義ができるひとと巡り合うのがIT活用において大変重要だったりします。
入力が上手だったり、プログラムを組んだりという人は結構多いのですが、効率を考えて導入流れを考えられる人って案外少ないと思います。

 

中小企業や小さな会社のIT化の遅れの原因

最近企業の生産性の話を聞かれることが増えています。
変化を与えないと生産性の向上が見込めないのを知っていながら「いかに変化をしないで」生産性を向上させようしているお話が多いです。規模が小さくなればなるほどその傾向が強くなります。
実際生産性を向上させるためには、
1.会社の仕組みを明確化
2.不要な部分をなくす
3.IT化による効率化が最も見込めそうなところからIT導入
というのが最低限必要です。
しかし、3.だけで生産性を向上させようするので、費用ばかり使って効果がほとんど出ないことが多いです。

いままでの零細企業のIT化やOA化ではほぼ見ないかった作業ですが、IT化において本当に必要な大事なところは1.2.のところです。
こういうところについてもIT導入業者に有料になりますが依頼ができるようななっていますので、お取引のある業者に頼むのがいいと思います。

無線LAN WiFiのつながりが悪いのどうするの??

「無線LANのつながりが悪くなった」直してほしい、って問合せは大変多いです。
Webで検索すると
・ルーターを変えましょう
・接続先を確認しましょう
などが紹介されています。
確かに、ルーターはなかなか買い替える機器ではないし、セキュリティー上の観点からも買い替えることをお勧めしています。
私どもは連絡いただいたのを改善させることが業務で、まず現地調査を行うのですが出力される電波が不安定になっていることが大変多いです。電源を切ることのない機器なので、少しずつ傷んで電波の出力が安定しなくなります。
この場合は、機器交換することで従来通り動きます。

ただし、交換済でも動かないといったことも現場ではよくあります。実はこちらの方が多かったりします。
こんな時どうするんだって思いますよね。
この対応はまず無線LANについて理解が必要となります。
無線LANの使用している周波数は、2.4GHzと5GHzがあります。
周波数の話は検索していただければ、いろいろでてきますので詳しくはそちらを見ていただければと思います。
ここでは簡単に紹介されているエレコムのサイト(http://qa.elecom.co.jp/faq_detail.html?id=5953)を案内します。
ほとんどの機器は最初に2.4GHzの周波数を使うのですが、使用機器が増えると当然スピードが遅くなり、あまりに多い場合はつながったりつながらなかったりします
そんな時は、5GHzの周波数帯へ変更すると快適なスピードになります。どこに行っても5GHzの周波数はがらがらに空いていることがほとんどでほぼ占有して使用することができそうです。
ただ、5GHzの周波数帯に対応していない機器も安価なものにはあるため、現在接続している機器のチェックが必要です。
また電波が遠くまで飛びにくい特徴があるため、いままで使えていた場所でも中継器を間に入れなくてはいけないことがあります。
結局現地調査が大変重要となってくるのです。
無線LANは規格もどんどん変わっていきますし、なにより電波をみんなで分け合いながら使用しなくてはいけません。
LANケーブルを使った有線LANの場合、LANケーブルは接続している人のみが使用するのですが、無線LANの場合占有することができません。
ですので、周りの使用者が増えた場合、スピードが遅くなってしまうのは仕方がないことなのです。
そんな中でも設定を変更することで従来に近いスピードを出すことも可能ですので是非設定の見直しをしてください。

中小企業のクラウド対応について

中小企業のITキーワードが「クラウド」から「AI」「IoT」に移りつつありますが、「クラウド」対応できている中小企業はあまりお見受けすることがありません。
スマートフォンやタブレットを渡して、メールをそれで見るのが果たして「クラウド」対応なのでしょうか。
少し企業規模が大きくなると、業務用専用アプリを開発して配布し、業務をよりシンプルな形で遂行できるようにされていることもあります。
しかし、インターネットを活用した「クラウド」は専用アプリを開発するには結構な費用が掛かります。
そんな費用をかけずにも、業務に合わせて単純に「クラウド」に対応したアプリを開発することが増えてきています。
できるだけシンプルにアプリ作成ができるように設計されているクラウドサービスが増えてきています。例えばサイボウズキントーンであったり、マイクロソフトOffice365内にあるサービスであったりします。
もちろん、いきなりできるものではないですしある一定の学習が必要であるのですが、以前のように専門のものじゃないと理解できないものではなくなっています。
そのようなサービスを使って、最終的に社内で内製化をして必要な変更を随時できるようにしていくことができます。
素早く対応することが、経営課題になっている会社もすごく多いですしそれに対応できるようになります。

ただ、これにも作りかたを学習する以外に必要なことがあります。
私たちがソフトを作成するときによくあるのですが、社内で必要な機能を複数作っていくとそのお互いが相反する機能だったりするのです。
このようになる会社はおおよそ同じ傾向があります。
会社の方針を司る経営指針がなかったり形だけある企業によくあるのです。
この経営指針を整えなくても会社は回るので結構後回しになって、ほかの人に言われてとりあえず作るといった場合、このようになるのではないでしょうか。
会社に整った方針がありそれが社内に行き渡っている場合、アプリを作るときその方針にのっとったものを作るのですが、それがないと相反する機能のアプリを作ってしまいます。
まず自社の経営指針を整えることが、「クラウド」化の第一歩であるといえます。
これは「AI」や「IoT」にしても同じようになっていくと思われます。
IT基盤をしっかりする前に、まずは経営にまつわる資料、経営指針書をしっかりと作ることが必要です。それがIT化の第一歩と言えます。

会社で使うネットワークの速さ・スピードについて

私たちは得意先に出向いて調子の悪いところを直すことが多いのですが、最近ネットワークの遅さが気になることがあります。
気が付かれていても業務に支障がないので口にされないというのが多いようですが、おおよそインターネット回線に問題があると認識されているようです。

おおよそはネットワークケーブルが古かったり、ネットワークケーブルが集まるところであるネットワークハブが古かったりします。
「動いてるから一緒でしょ」って言われることがあるのですが部品交換で10倍以上速くなることもよくあります。
10倍って聞くと必要ないって思われる方も多いと思いますが、10秒で動いていたのが1秒,1分の待ち時間が10秒で、場合によっては効果は大変大きなものです。
他のことはよくわかりませんが、IT機器の場合壊れてから交換ではなく問題がありそうな点を常に改善していきます。
よって壊れたから交換ではなく、《今回のようにネットワークが遅くなるという》問題が発生したから交換をすることが多いです。
またIT機器の修理ができる期間は約5年、壊れたころには修理ができません。

IT機器の進化は思いのほか早いです。
10Mといわれたスピードが100Mとなり、今や1000Mや10000Mの速さとなっています。
それに合わせて見た目は同じでも、部品の中身はガラッと変わっています。
ITの基本的な流れだけでも感じて業務を改善する必要があるのではないでしょうか。

 

 

IT導入補助金 コンソーシアム登録行いました

IT関連で今にぎわせている「IT導入補助金」です。
導入にまつわる費用(ハードウェアを除く)の50%上限50万円を補助するという、国が行う補助金事業です。
50%上限50万円なので、100万円のIT導入費用で50万円あとから帰ってきます。(民間でいうキャッシュバック)
それだけの補助をしてもらえるので、提出書類もそれなりにあります。
その書類を導入する業者と導入支援業者でお互いに記入提出するものなので、従来よくある士業の先生に申請書を記入提出するのではありません。
それなりなボリュームで負担になるので町の事務機屋さんはどうするか悩まれているところも多そうです。
会社の経営方針を文書化し、IT導入による改善した数値を5年間毎年報告します。
導入支援業者が報告のお手伝いをするので、5年間お取引が続くメリットがあるのですが、IT機器やソフトウェア中心に営業されていた場合準備が大変です。
また導入支援業者は「法人」に限定されています。ホームページを作成されている業者の場合、個人事業主の方も多いかと思います。個人事業主の方は原則対象外となっています。
ただし、「法人」が幹事会社として個人事業者と一緒に導入を行う「コンソーシアム」体制で導入を行うことができます。

今年度はコンソーシアム体制でIT導入補助金導入支援事業者登録をアイシーエルシステムズ有限会社は行いました。
より多くの地域の事業者様にIT導入補助金を活用していただきたく思っています。

IT導入補助金は今後9月まで継続的に募集されるようです。
昨年伝わっていなく気が付いた時には終わっていたとのことがないように是非ご活用ください。

「コンソーシアム登録説明会」を5月25日アイシーエルシステムズ有限会社セミナールームにて行います。
ホームページ作成など個人でIT導入を支援されている事業者のかた、ぜひご参加ください。

申し込みはhttps://peatix.com/event/385076/ (Peatixイベント管理サービスを利用しています)

Windows10の使い方

Windows10が出荷されてしばらくたちますが、皆さんどのように活用されていますか?
従来のパソコンから買い替えという方が大多数だと思うのですが、新しいWindowsが発表されるたびに新しい使い方があり、活用スタイルが変わってきています。
その使い方に対応することによって、業務効率が大幅に改善したということも多くあります。
また、新しい使い方をすればより効率的にお仕事ができるのにと思うこともあります。

今回のWindows10については使い方がかなり変わっています。もちろん従来通り使うことも可能なのですが、新しい使い方にチャレンジしてみるのはいかがでしょうか。
その新しい使い方はマイクロソフトアカウントを使用した使い方です。
NECがマイクロソフトアカウントを使用したセットアップの仕方を紹介してます。
https://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?QID=020450
電源を入れた後、マイクロソフトアカウントとパスワードを設定することで起動ができます。
ただそれだけなのですが、Windows10の機能であるビデオ会議システムSkypeやインターネットへデータを保存・共有できるONEDRIVEなど数々の便利な使い方が少ない作業で使用することができるのです。
もちろん最初についている機能は無料で、より高度に使いたいのなら月額請求の支払いをすれば使用できます。
無料の機能でもおおよそ必要そうな機能が入っています。
別々で提供しているメーカーもありますが、ばらばらにセットアップするよりはるかに便利です。

SkypeやONEDRIVEがセットアップが面倒といわれる方でマイクロソフトアカウントを使用されていない方をよく見受けます
一度、マイクロソフトアカウントでWindows10パソコンを使って見られたらいかがでしょうか。
結構便利になりますよ。

LINE@はじめました

ビジネス向けLINE、「LINE@」を始めました。
といっても去年の11月から契約をしていたのですが、いったいどんな使い方がよいのかわからないことも多いので少しずつ使ってみました。
LINEをお使いなら、
「アイシーエルシステムズ」
で検索してください。認証アカウントが表示されるはずです。
ぜひ友達申請してくださいね。

11月に使い始めて、12月に認証アカウントを発行していただきました。
11月から3月までのおおよそ5カ月使ってみて感じたこと。
まず使い方より、「何を誰宛てに情報発信するか」が大事であることを一番に感じています。
最近のインターネットを活用したクラウドシステムは、変化が大変早くメニューが短期間にころころ変わります。だから使い方を完璧にマスターすることは大変です。そんな中でもものすごく活用する方はたくさんおられますし、その人たちとの差は「何を誰宛てに情報発信するか」が明確かどうか。
「あっちの人はこう言っている」、「こっちのインターネット記事はどういってる」とかではなく、「友達申請していただいた方にどんな内容を伝えたいのか」、「そしてその情報を受け取ったことでどのようになってほしいか」が明確にすべきと感じました。
Facebookでもそうなのですが、会社アカウントや社長アカウントは「友達申請していただいた方にどんな内容を伝えたいのか」、「そしてその情報を受け取ったことでどのようになってほしいか」がないと閲覧者のどんどん興味がなくなっていきます。
少なくとも友達申請していただいた方はその会社に興味を持って、新しい情報を提供されたときに、自社へ自身へ吸収させたいと思われています。
そんななか、いつも通りの内容を掲載し続ければ、「いつも通りだね」となって、しまいには新しい情報を発信しても興味を持たれなくなってしまいます。
興味を持たれなくなってしまう=「集客できない」
の式が成り立つのではないでしょうか。
LINEやFacebookなどを会社で使用する動機は「集客ができる」とどこかで聞いたから始めたと聞くことがよくあります。
にもかかわらず、「集客できない」となってしまうのは本意ではないと思います。
ならどうすればよいか。。。
そう、「何を誰宛てに情報発信するか」をよく考えて、計画を立てて使うことです。
そしてできるのならPDCAの流れを守ること、結局これにつきるのです。
会社運営から派生するものはなんだか、PDCAが多いですよね。
とても大変ですが、目標達成には必要なことです。
今回は、企業向けLINE@を使っての感想を書いてみました。

 

単純なことでワード、エクセルデータの読み出し改善

ワードやエクセルのOfficeソフトでデータを作成することが大変多いかと思います。
Officeソフトのデータ読み出しが大変遅いといわれることがあるのですが、次の2点で改善することが多いので紹介します。

1.保存の時に最新のファイル形式で保存する


パソコンを長らくご使用されていることが大変多いかと思います。
その中で、以前から使っているデータをもとにしていると、古いファイル形式(Excel 97-2003ブック、Word97-2003文書)で保存していることがあります。
こちらを最新のファイル形式で保存をすると改善することがあります。
古いファイル形式で読み込みをすると内部で新しいファイル形式へ変換することで読み込みが遅くなる、新しいファイル形式はデータサイズを小さくすることがあるなど改善することが大変多いです。

2.別名保存をする。
新規で文書を作らない場合、上書き保存をしているかと思います。ファイルが致命的ではないにしても傷んでいる場合読み込みが遅くなることがあります。
そんな時に新しい名前で保存をし直すことで、改善することがあります。
[名前を付けて保存をする]

この2点で改善することがよくあるのでご案内しました。

パソコンは壊れる前に交換・入替すべきか??

「パソコンは壊れる前に交換・入れ替えすべきか」
最近この話をよく耳にします。
データのバックアップがあるので壊れるまで使うという会社もあれば、壊れる前に入れ替えるという会社もあります。
どちらが正解というよりこれは会社の方針で決まることです。
「壊れる前に入れ替えたからもったいない」とか「余分に費用がかかった」と考える方のおられますが、まず考慮しなくてはいけないコスト面を考えていきましょう。

※止まると困る※
壊れてから新しい機器を購入してセットアップ、使用していたプログラムやデータを入れて通常作業ができるようにするまでに機材の手配から考えると3日以上かかります。そのあいだパソコンを使った業務ができなくとも会社運営に支障がなければ壊れる前に入れ替えをする必要がなさそうです。
【パソコン交換入替コスト】<【パソコン交換入替期間内の業務停止コスト】
の場合、交換入替を前向きに検討するべきではないでしょうか。

「つぶれそうな営業用自動車があり、その車が壊れると約1週間ほど営業用自動車がない状態になりませんか?」
営業用自動車が壊れてどこにも行けなくなってから買い替える会社って私は聞いたことありません。
パソコンは今や営業用自動車と同じかそれ以上の頻度で使用されている、会社の請求管理など金銭にかかわる重要な機能を果たしていると思われます。

けれど、どの期間で入替えればいいのかよくわからないと思いますので、次回パソコンの交換・入替え時期について案内できればと思います、