カテゴリーアーカイブ: 情報化

LINE@はじめました

ビジネス向けLINE、「LINE@」を始めました。
といっても去年の１１月から契約をしていたのですが、いったいどんな使い方がよいのかわからないことも多いので少しずつ使ってみました。
LINEをお使いなら、
「アイシーエルシステムズ」
で検索してください。認証アカウントが表示されるはずです。
ぜひ友達申請してくださいね。

１１月に使い始めて、１２月に認証アカウントを発行していただきました。
１１月から３月までのおおよそ５カ月使ってみて感じたこと。
まず使い方より、「何を誰宛てに情報発信するか」が大事であることを一番に感じています。
最近のインターネットを活用したクラウドシステムは、変化が大変早くメニューが短期間にころころ変わります。だから使い方を完璧にマスターすることは大変です。そんな中でもものすごく活用する方はたくさんおられますし、その人たちとの差は「何を誰宛てに情報発信するか」が明確かどうか。
「あっちの人はこう言っている」、「こっちのインターネット記事はどういってる」とかではなく、「友達申請していただいた方にどんな内容を伝えたいのか」、「そしてその情報を受け取ったことでどのようになってほしいか」が明確にすべきと感じました。
Facebookでもそうなのですが、会社アカウントや社長アカウントは「友達申請していただいた方にどんな内容を伝えたいのか」、「そしてその情報を受け取ったことでどのようになってほしいか」がないと閲覧者のどんどん興味がなくなっていきます。
少なくとも友達申請していただいた方はその会社に興味を持って、新しい情報を提供されたときに、自社へ自身へ吸収させたいと思われています。
そんななか、いつも通りの内容を掲載し続ければ、「いつも通りだね」となって、しまいには新しい情報を発信しても興味を持たれなくなってしまいます。
興味を持たれなくなってしまう＝「集客できない」
の式が成り立つのではないでしょうか。
LINEやFacebookなどを会社で使用する動機は「集客ができる」とどこかで聞いたから始めたと聞くことがよくあります。
にもかかわらず、「集客できない」となってしまうのは本意ではないと思います。
ならどうすればよいか。。。
そう、「何を誰宛てに情報発信するか」をよく考えて、計画を立てて使うことです。
そしてできるのならPDCAの流れを守ること、結局これにつきるのです。
会社運営から派生するものはなんだか、PDCAが多いですよね。
とても大変ですが、目標達成には必要なことです。
今回は、企業向けLINE＠を使っての感想を書いてみました。

 

ビジネスメール詐欺と「うちの会社は大丈夫」

セキュリティのお話をするとすぐ出てくる言葉
　「うちのように小さい会社は狙われない」
　「取られて困るデータはない」
だから「うちの会社は大丈夫」
などよく言われます。
それは本当でしょうか。

パソコンの置かれている状況を理解すると結構話が変わってきます。
インターネットで世界中の情報が手に入るようになりました。
視点を変えると、情報を提供している世界中人たちは、あなたのパソコンに情報を流し込んでいるとも考えることができます。
流し込んでいる人たちは、どこの誰に情報を提供しているかなんて知りません。
そんな状況なら、「誰でもいいから、ひっかかれ」と思いウィルスをばらまくのが当たり前です。
そんなばらまかれたウィルスに引っ掛かりやすいのはどんな状態のパソコンかということです。
「うちの会社は大丈夫」
セキュリティの管理を怠っているパソコン格好の標的になっていないでしょうか。
「うちのように小さい会社は狙われない」
認識されるほど重要なデータを管理しているのでしょうか。
「取られて困るデータはない」
そんなデータがないのなら、不特定多数にばらまかれたウィルスが入り込まれるのではないでしょうか。

ビジネスメール詐欺については警察庁などに詳しく説明しているホームページがあるのでそちらを見ていただければと思うのですが、簡単に説明をすると、
・通常のメールのやり取りを静観している第三者がいる。
・送金の話になったときやその前後に、静観していた言葉口調で違和感なく振込先口座の変更をお願いする。
・静観しているときに関係性を理解し、違和感ない話流れを作る。
・振り込みをさせる。
といった流れになります。
この静観するという方法について問題があります。
静観するには、どこかにウィルスを組み込む必要があるのですが、いきなり詐欺をする場所・ターゲットにウィルスを組み込むには手間がかかり、失敗する可能性が高いのでまず組み込みやすいところにまず組み込みます。
「うちの会社は大丈夫」と言っている取引先の取引先の・・・・何件か無効のセキュリティが甘いところにウィルスを組み込み、すきを狙ってターゲットに近づいていきます。
そして、ことを起こす、ビジネスメール詐欺を行う。
こんな流れが多いように伺っています。

「うちの会社は大丈夫」という会社もかかわった話であることを考えると、少し心配してもいいのではないでしょうか。

「SNS」と「みんな」

「SNS」ってFacebookとか、Twitterとか・・・
難しく言うつもりがないのでそんな感じです。
SNSで友達やフォローしている人たちってたくさんいますよね。
Facebookなら確か・・・５０００人の友達が作れたと思います。
しかも、友達になるのは自分の好みの人だけ、好きな人に友達申請をしているのではないでしょうか。
もし仮に5000人友達になってその人たちが同じ考え方で書き込まれたら、もうそれは「常識」、世の中の人「みんな」そう思っていると。
そう思って当然だと思います。
ただ・・・
日本の人口は127,094,745人（2015(平成27)年10月1日現在　https://ja.wikipedia.org/wiki/日本の人口統計）らしいです。
おおよそ１億２千７百万人中の5千人の意見でしかないのです。
5000人の意見は日本の中で0.004％の意見でしかないのです。
そう自分の思っている「常識」は絶対多数派ではない、少数派の意見かもしれません。

そう考えて、「SNS」と付き合う、自分の持っている「常識」は「非常識」である可能性を知っていることがこれからの情報リテラシーとなるのかもしれません。

行き違いが発生する言葉「みんな」と「普通」「常識」

「みんなそう思ってる」って思って話することって多くないですか？？
口げんかになったときにお互いに「みんなそう思っている」「普通はそうやで」「それが常識」みたいなこと思っていることが多いように思います。
自分の思いが相手に伝わらないと少しづつ怒りへと変化してそのうちケンカになっていくのではないですか？
「みんな」であったり「普通」「常識」が話している相手と一致すればケンカもないのに、そこが違うのでどうしてもケンカが起こっていしまします。
それはなぜでしょうか。
それはお互いに思っている「みんな」や「普通」「常識」が異なっているからだと思います。
人生の中で出会った記憶のある人たち記憶のない人たいすべてちがうし、出会った日時などタイミングも違います。タイミングが違ったら同じ人物でも機嫌や話す内容も全然違うものとなります。
またその人物が同じでもお互いの関係性によっては、表情や思考、しゃべり方も違ってきます。
例えば学校の先生。
学校で生徒の関係の場合は、やっぱり威厳のある関係じゃないでしょうか。
町内会や家族との関係の場合、しゃべりやすい人だったり学校の先生を意識させない方が多くおられるように感じます。
同じ人物でもその人の印象は全く同じとは言えないとおもいませんか。
そのように、見え方が異なることで同じ人物と出会っていても違う感じであるように、「みんな」が違うこと。
また同じように「普通」や「常識」も人ごとに異なるものなのです。

相手が考えていること、自分の考えていることを全く違う前提で話をしていけば行き違いが起こりにくくなるのではないでしょうか。
些細なことで口げんかはつねに起こります。
自分じゃない人は、すべて違う考え方をしていると思ってゆっくりしましょう。

2018年3月7日 | カテゴリー : 情報化 | 投稿者 : WEB管理者

単純なことでワード、エクセルデータの読み出し改善

ワードやエクセルのOfficeソフトでデータを作成することが大変多いかと思います。
Officeソフトのデータ読み出しが大変遅いといわれることがあるのですが、次の２点で改善することが多いので紹介します。

1.保存の時に最新のファイル形式で保存する


パソコンを長らくご使用されていることが大変多いかと思います。
その中で、以前から使っているデータをもとにしていると、古いファイル形式（Excel 97-2003ブック、Word97-2003文書）で保存していることがあります。
こちらを最新のファイル形式で保存をすると改善することがあります。
古いファイル形式で読み込みをすると内部で新しいファイル形式へ変換することで読み込みが遅くなる、新しいファイル形式はデータサイズを小さくすることがあるなど改善することが大変多いです。

2.別名保存をする。
新規で文書を作らない場合、上書き保存をしているかと思います。ファイルが致命的ではないにしても傷んでいる場合読み込みが遅くなることがあります。
そんな時に新しい名前で保存をし直すことで、改善することがあります。
[名前を付けて保存をする]

この２点で改善することがよくあるのでご案内しました。

手軽なところからテレワーク導入で時間の効率化

平成２９年９月２７日の京都新聞に新しい働き方「テレワーク」の中小企業様への導入支援が紹介されました。
「テレワーク」は、急速な発達をしているITを活用した働き方、場所にとらわれない働き方です。

場所や働き方によって3つのカテゴリーに分けられており、
・在宅勤務（自宅にいて会社とはパソコンとインターネット、電話、FAXで連絡をとる働き方）
・モバイルワーク　（顧客先や移動中にパソコンやスマートフォンを使った働き方）
・サテライトオフィス　（勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方。一社専用で社内LANがつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどの施設が利用され、都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置く）
となりこの3つのカテゴリーをひとくくりに「テレワーク」といわれています。

この３つはインターネットとパソコンやスマートフォンなどの情報機器を活用しています。
インターネットやパソコン・スマートフォンはかなり以前から仕事で使っている方が大変多いと思います。
それらをより効率的に活用して働き方がテレワークとなるのです。

事務の仕事が、電話を受けパソコンで伝票を処理するというのならば実は会社にいなくてもお仕事ができるのかもしれません。在宅でいいのではないでしょうか。
これからより増えてくる介護や結婚出産などの家庭事情による退職は代わりの人を準備しなくてはいけません。代わりの人は業務内容・作業など覚えてもらい練度を磨いていただかなくて必要があります。
もし、退職されずに在宅勤務のテレワークができればこのような問題は回避できそうです。
退職による収入減による不安もなくなり、雇用者従業員どちらも安心ではないでしょうか。

社外外回りをしている会社に戻ってパソコンにあるデータが必要になったり、会社のパソコンでしかできない作業を必要となったりします。
わざわざ会社に戻ってその作業をするなんて時間の大きなロスを作っています。
そのロスが結果残業をする原因を作っている会社もたくさんあります。
そんなロスを減らすのにできるだけ会社にもどらない、できるならスマートフォンで作業をする、時間のかかる作業なら時間貸しの事務所を使うなどが考えられます。
これがモバイルワークやサテライトオフィスになります。
結構費用が掛かりそうな感じにみられますが社外で会社のパソコンが使えると解決の糸口がありそうな話でもあります。
ある一定の安全性・セキュリティが確保できればタブレットや携帯型ノートパソコンで簡単にテレワークを始めることができます。
社外から会社のパソコンをつかう、ちょっとした工夫でテレワークを始めることで働き方改革の第一歩を踏み出すことができます。
今あるものを活用してテレワークを実践されてはいかがでしょうか。

パソコンは壊れる前に交換・入替すべきか？？

「パソコンは壊れる前に交換・入れ替えすべきか」
最近この話をよく耳にします。
データのバックアップがあるので壊れるまで使うという会社もあれば、壊れる前に入れ替えるという会社もあります。
どちらが正解というよりこれは会社の方針で決まることです。
「壊れる前に入れ替えたからもったいない」とか「余分に費用がかかった」と考える方のおられますが、まず考慮しなくてはいけないコスト面を考えていきましょう。

※止まると困る※
壊れてから新しい機器を購入してセットアップ、使用していたプログラムやデータを入れて通常作業ができるようにするまでに機材の手配から考えると3日以上かかります。そのあいだパソコンを使った業務ができなくとも会社運営に支障がなければ壊れる前に入れ替えをする必要がなさそうです。
【パソコン交換入替コスト】＜【パソコン交換入替期間内の業務停止コスト】
の場合、交換入替を前向きに検討するべきではないでしょうか。

「つぶれそうな営業用自動車があり、その車が壊れると約1週間ほど営業用自動車がない状態になりませんか？」
営業用自動車が壊れてどこにも行けなくなってから買い替える会社って私は聞いたことありません。
パソコンは今や営業用自動車と同じかそれ以上の頻度で使用されている、会社の請求管理など金銭にかかわる重要な機能を果たしていると思われます。

けれど、どの期間で入替えればいいのかよくわからないと思いますので、次回パソコンの交換・入替え時期について案内できればと思います、

ランサムウェア -身代金要求型ウィルス – にかかる前に（中小企業きおけるランサムウェア対策）

2017年5月に「WannaCry（ワナクライ）」といわれる身代金要求型ウィルスが注目されました。感染してしまった場合パソコンの中にあるファイルをロックして内容を見ることができなくしています。イギリスの病院では病気の診断ができない状態になったり、日本国内の自動車工場では生産できない状態が数日あったといわれています。
セキュリティソフトを導入しているパソコンでそのようなことが起こっていることに注意をしなくてはいけません。
セキュリティソフトを導入しているから安心ではなく、パソコンの使い方・運用方法によって容易に侵入できます。
侵入され最悪の場合、パソコンが使えなくなりすべてのパソコンを設定前になることを考えて準備をする必要があります。

すべてのパソコンが設定前になって一番困ることは今行っている業務の継続性ではないでしょうか。
業務を継続するには業務データが残っていることが必要です。
業務データを残すのにはバックアップといわれる作業を行い、そのファイルを復元することで業務を継続させることができます。
しかし、バックアップをどこに保存するかによって復元できない場合があります。
バックアップ先としていつも接続している外付ハードディスクなどの場合、身代金要求型ウィルスの感染対象となり元に戻すことができなくなります。
バックアップをするときだけバックアップ専用USBメモリを接続するというのは有効な方法の一つです。
この方法はもしパソコンが身代金要求型ウィルスに感染しても、バックアップ専用USBメモリを接続していなければ、データを保護することができます。
容量の問題とバックアップ時にわざわざ接続する手間を考えなければ、格安なUSBメモリを使うことによって一番お手軽かもしれません。
ただ、バックアップの作業でわざわざUSBメモリを接続しての作業のため、急ぎの時バックアップをせずにあとから行うなどの取り忘れが発生したり、USBメモリの紛失など起こさないよう注意する必要があります。

先ほどお話ししていった外付ハードディスクへのバックアップの場合わざわざ接続する必要がありません。キー操作でバックアップができるので便利だけでいうとこちらとなります。

一長一短があるのですが、ここでクラウドを使うとどうなるか考えてみます。
クラウドというのはインターネットを活用したしくみで、パソコンの中にあるデータをインターネットにコピーを取る機能もあります。
そうです、外付ハードディスクに作ったバックアップをクラウドを活用してインターネットにコピーを作ることができるのです。
またクラウドの提供業者によってはそのファイルの変更履歴を管理しているものもあるので、1週間前の古いコピーを呼び出すことができることもあります。
万が一身代金要求型ウィルスにロックされたファイルをクラウドを利用してコピーしてしまっても、その前に戻すことによりデータを安全に保管できます。
変更履歴機能のあり大きなファイルをコピーできるクラウド機能を使えればより安全なバックアップを作ることができそうです。
身代金要求型ウィルスのように新しい攻撃には新しい機能を活用しなくては守り切れなくなっているのではないでしょうか。

新品のパソコンで一番最初にすること

あちこちでよくこの話題になるのでここで紹介します

「なんだか最近ちゃんとパソコンが動かない、古いから仕方ないかな」

って、相談を受けます。

実際のパソコンを見てみると３年くらい前のパソコンで結構高性能なことがよくあります。

まだまだ使えるパソコンなのになぜそのようになっているか、お話を聞きながら触ってみるとみんな同じ症状だったりします。

パソコンの使いはじめに正しくセットアップされていない。

そのまま使ってえらいことになっているんですね。

私たちは法人向けのパソコンしか扱わないのでマニュアルにどのように書かれているかわからないのですが、

インストールされているソフトをセキュリティ上問題が発生しない様にアップデートという処理をパソコンの最初のセットアップ後行う必要があります。

これをせずに使い続けると勝手にアップデートをする準備をしてパソコンが大変遅くなったりましす。

最悪の場合、アップデートが重なってほぼ止まったかのようになります。

そんなことを起こさないように「新品のパソコンで一番最初にすること」として

セットアップ⇒アップデートを行う必要があります。

このアップデートはWindowsやOffice、アクロバットリーダーなど主要なソフトに準備されています。

１度行うとすべて終了というものではなく、新品の場合必要がなくなるまで何度も繰り返して行います。ひとつのアップデートでだいたい４～６回程度行います。

新品パソコンの開封から、使えるところまでおおよそ１～２日かかる作業となります。

「なんだか最近ちゃんとパソコンが動かない、古いから仕方ないかな」って言われる方で購入後３年程度しかたっていない場合はこのアップデートができていないことが大変多いです。

パソコンの中にインストールされたソフトのアップデートを行ったら普通に使えるようになることがすごく多いです。

マニュアルに記載が少ないかもしれませんが、これは効果的です。

セキュリティ上にも大変効果がありますので是非お試し下さい。

 

インターネットって止まらないものなのか？？

業務でインターネットを使わないことのほうが少ないのではないでしょうか。

メールでデータのやり取りや、LINEでディスカッションなど、インターネットを使ったサービスは今やなくてはならない存在となっています。

なくてはならないサービスは止まると大変不便なものです。

止まるか止まらないかでいうと、インターネットは止まるものと考えて使う必要があります。

インターネットといわれているものは何かをまず整理したいと思います。

気軽にひとくくりにされているインターネットですが

・ホームページをみる

・ホームページから商品を注文したり、料金を払ったりする。

・メールを送ったり受信したりする

・インターネットを使った業務ソフトを動かす

など、たくさんの機能をインターネットっといっていることがおおいです。

そのなか一部でも止まったら

「インターネットがとまった」

になってしまいます。

インターネットは電話回線のような通信回線をさすので、本当は「インターネットがとまった」ではありません。